皇冠welcome体育档案实体分类法

（2019年修订）

为了深入贯彻实施《高等学校档案实体分类法》 《高等学校档案工作规范》，推进皇冠welcome体育档案分类、编号、排架、检索等工作标准化、规范化，更好地服务学校中心工作，特制定本办法。

一、编制原则

1、本办法结合皇冠welcome体育档案工作历史、现状和发展前景而编制，既要求有较强的思想性、科学性和适应性，又要求符合皇冠welcome体育客观实际，是学校各类档案分类编号、实行科学管理的依据。

2、按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

3、在充分反映学校档案形成的自然规律和内容特点的前提下，建立统一的实体分类体系，把同一门类的管理性和业务性文件材料集中一起。

二、分类结构说明

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层位。包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、人物、声像、实物共13个大类。其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符号：DQ，行政类标识符号：XZ，教学类标识符号：JX等。

1、DQ 党群  主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、XZ 行政  主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3、JX 教学  主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、KY 科学研究  主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

5、CP 产品生产与科技开发  主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、JJ 基本建设  主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7、SB 仪器设备  主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8、CB 出版  主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9、WS 外事  主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

10、CK 财会  主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11、SX 声像  主要包括各种活动中形成的如照片、声像、光盘等特殊材料。

12、SW 实物  主要包括各种活动中形成的如奖品、证书、印信等实物材料。

13、RW 人物  主要包括人物档案范畴的个人，在教学科研、党政管理活动中形成的如著作、论文、笔记、照片、实物等材料。

（二）二级类目、三级类目等的设置与标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。皇冠welcome体育二、三级类目设置的标准详见各级类目代号简表。

二级类目一般均采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。除教学、科研、基建、声像类设置固定的三级类目外，其他各类均为二级类目，并全部在最后一级类目设置保管期限标志（永久Y、定期D）。

（三）档号的编制

档号编制体现唯一性、合理性、稳定性，所有档案不得重号；档号要求方便插卷，使其有充分扩展的余地；档号不得随意变动；档号要能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

学校档案实体分类的档号由全宗号、部门号、年度号、分类号、保管期限+件（案卷）号组成，用连接号“—”连接各组代码，表现形式为：全宗号-部门号-年度号-分类号-保管期限+件（案卷）号。如：2012-XCB-SX-DZ12-1-Y1，2012年-宣传部-声像类党政-照片-永久第1件；2018-GJC-WS12-D9，2018年-国际处-外事类出国-定期第9件。

1、部门号由部门简称的拼音首字母组成，如党政办：DZB。

2、年度号由四位阿拉伯数字组成，如“20XX”。（注意：一般按照文件材料的属性采用自然年度，项目类采用结题年度，学籍管理类采用毕业年度，基建项目类采用竣工年度，仪器设备类采用仪器设备购置的年度，产品项目类采用产品鉴定或定型年度）

3、分类号是档号的主体，一般由一、二类目的标识符组成。根据实际需要设组合类目，如“声像类”：SX-DZ；“人物类”：RW-人名首字母拼音。如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQll”；“研究生学籍管理材料”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“JXl2-3”。“党政办接待省领导来校调研的照片材料”的分类号，SX-DZ12-8。

4、件（案卷）号是所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1～n标识。

5、基建、设备、出版、产品类目，均以每个项目为单位随机编制“母件”号，再编制“子件”号。科研类则在三级类目后编制“子件”号。基建、设备、出版、产品、科研以每个项目为单位，保管期限就高不就低。财会类中，先分年度再按机构进行整理编号。

三、分类简表

注：“[  ]”代表随机符号。

附：关于修订《皇冠welcome体育档案实体分类法》的说明

为了适应学校档案工作日益发展的需要，我们组织了广泛调研，在认真学习研究《皇冠welcome体育档案实体分类法》（2016年稿）基础上，结合档案实际工作经验，修订出台《皇冠welcome体育档案实体分类法》（2019年稿）。现将修订说明如下：

1、原分类体系、保管期限标志基本不变。

根据《归档文件整理规则》（DAT22—2015）及《湖南省档案局关于贯彻实施〈归档文件整理规则〉（DA/T22-2015）的通知》精神，将保管期限设为永久（Y）、30年（D）、10年（D）。各单位（部门）按每年度《学校各单位（部门）与分类号对照表》及《皇冠welcome体育各部门归档材料范围与保管期限表》等要求归档。

2、档号编制增加了单位（部门）号。

原分类法体现的是同一归档部门的档案不重号，为实现档案管理系统馆藏所有档案不重号的要求，档号编制增加了单位（部门）号，简称部门号。档号模式为：全宗号-部门号-年度号-分类号-保管期限+件（案卷）号。

3、部门号由部门简称的拼音首字母组成。

部门号每年9月重新修订编排，按校党政办《关于公布各单位（部门）规范化简称的通知》（最新）排序给号。如有重复，则后者按全称前三位拼音首字母组成。

4、一级类目由十类增加到十三类。

为适应学校发展变化，在原有十类类目基础上，增设人物类、实物类；将原附表内的声像类正式列为一级类目。为方便特殊档案归档需要，人物类、实物类、声像类增设组合分类，如声像类：SX-DZ，人物类：RW-ZJL(郑健龙)。

5、增设并修改了部分二级、三级类目。

增设行政类二级类目：21信息化建设。

增设修改仪器设备类二级类目：12  硬件类；13  软件类；14  其他类。

增设基建类三级类目：1 建设单位形成文件，2 设计单位形成文件，3 监理单位形成文件，4施工单位形成文件，5 项目维修形成文件。

增设声像类三级类目：1综合管理，2重要会议及重大活动（含上级领导来校视察和知名人士来校活动），3教学、科研、资产设备等活动，4外事活动，5文艺体育活动，6校园建设，7成果荣誉，8人物及纪念性集体合影，9其它。

修改行政类二级类目：14保卫、武装改为保卫、综治，15后勤与基建改为后勤服务，18学生工作改为学工、武装、心理。

修改科研类三级类目：2部级项目改为省部级项目，3省级项目改为市厅级项目。

2019年档案著录及归档移交工作按照此分类法执行。