为了提高档案管理水平，逐步实现档案管理制度化、规范化、标准化，便于档案材料长期保存，更好地服务于学校教学、科研管理工作，现提出以下事项，提请学校各级党政领导注意。

1、请党政各级领导关心支持文书处理及档案工作，模范遵守文书处理工作制度；

2、在签发和书写文稿时，请用碳素墨水、墨汁书写，不使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；

3、在纸质文件上作批示时，批示请写在“文件处理单”的批示栏内或文件的右侧，不要写在左侧装订线内，如“文件处理单”不够批写，则另附纸张；

4、外出开会带回来的正式文件资料、声像材料，请交给办公室秘书办理收文登记手续，重要材料必须归档；

5、批示、签发文件时的签名，请签全名，不能只写姓；时间请具体写明年、月、日，不能单写月、日而无年；

6、行文要用统一的拟稿纸，拟稿人姓名必须填写，经审阅签发、登记编号后方可打印、盖章、发出；

7、全校大会，党政各部、处、室、院、总支召开的会议，请安排专人记录，及时归档；

8、属于传阅的文件，由专人组织传阅，文件传到后请及时阅处，阅后退还专人，请勿在领导同志之间直接传阅，以免丢失；

9、报上级的请示，上级用口头或电话答复的问题，请做好电话记录或在请示文件上加以注明；

10、请各部门领导督促兼职档案人员，根据归档范围，预立卷目录，将本部门的文件材料收集齐全，做好文件材料的平时归类立卷，于每年6月底前将上年度档案向档案馆移交。

11、调动工作时，应将承办、传阅和借阅的档案、文件资料等加以清理并办理移交归还手续。

12、请各部门领导督促本部门档案利用人员，根据档案管理制度，办理相关查借阅手续（审批表上需有领导签字并加盖单位公章）。