关于做好2019年度文件材料归档工作的通知

校属各单位：

根据《档案法》《高等学校档案管理办法》《皇冠welcome体育档案管理办法》等文件要求，为确保2019年度归档工作及时有效开展，现将有关事项通知如下：

一、材料范围

1、2019年度（1月1日--12月31日）应归档的文件材料（如纸质文字图表、照片、音视频和实物等材料）以及跨年度完成的反映2019年工作的材料，按照《皇冠welcome体育档案归档范围及保管期限》执行。

2、2019年以前应向档案馆移交而未移交的的档案材料。

二、归档要求：

1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档，监督兼职档案员做好本单位档案归档工作，确保各门类档案材料规范、完整、齐全。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。

 2、归档文件材料应是原件，材料务必内容真实完整、用纸规范、手续齐备（需盖章的应盖章，需签字的应签字），部门兼职档案员要逐卷逐件检查，按归档要求进行整理。

  3、因学校2019年机构调整，新设立或调整的单位要负责归档原部门或指定承担收集的档案。

 4、各单位在向档案馆移交档案时，需打印移交目录一式两份（要求在档案馆综合平台中著录并打印电子目录），并标明移交日期、移交人，加盖单位公章及领导签名。一份档案盒内保存，一份作为档案馆归档文件目录汇总。同时网上提交相应电子文档（主要是党政办的OA文档），电子文档须注明与纸质文件相符的标题及时间。各“件”上的档章号由档案馆检查后再组织盖制。

  5、声像（视频、照片）、实物等归档材料须标明题名、时间、地点、人物等要素。

6、学校档案管理系统已启用，学校所有综合档案归档材料均需进入平台著录，提交归档目录，然后按要求整理纸档并移交档案馆，请各部门按档案馆专题培训要求办理。

7、归档时间：

2020年6月30日前。

三、归档指导及联系

档案馆将于下周开展线上培训，培训通知附后。请各单位积极配合组织人员参加培训，并派人到金盆岭校区办公大楼7楼领取培训资料。办公地址：金盆岭办公大楼7楼711室 ；联系人：周老师 彭老师 何老师 电话：85213087 85213129 综合档案工作群：71327178

附件1：关于举办2020年综合档案兼职档案员培训班的通知

附件2：皇冠welcome体育综合档案业务管理系统操作手册

                                     档案馆

                                2020年3月10日